Chuỗi cung ứng của một xưởng gia công bắt đầu từ lúc mua nguyên liệu cho đến khi giao hàng tận tay khách. Làm tốt chuỗi này giúp xưởng giảm chi phí, tránh lãng phí và tăng tốc độ sản xuất.
1. Tối ưu khâu đầu vào (Inbound): Đừng để máy móc chờ nguyên liệu
Để xưởng hoạt động liên tục, nguyên liệu phải luôn sẵn sàng. Việc thiếu hụt vật tư sẽ làm máy móc phải dừng lại, thợ ngồi chơi, gây tốn kém cả thời gian lẫn tiền bạc.
Để giải quyết việc này, nhiều xưởng đang bắt đầu ứng dụng AI trong logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Công nghệ này giúp dự báo chính xác lượng nguyên liệu cần dùng và thời điểm cần nhập hàng. Nhờ đó, chủ xưởng biết lúc nào nên gọi vật tư, tránh tình trạng mua quá nhiều gây đọng vốn hoặc mua quá ít làm gián đoạn sản xuất.
2. Tối ưu khâu nội bộ (In-house): Đóng gói và lưu kho thành phẩm
Khi làm xong sản phẩm, khâu đóng gói và cất giữ trong xưởng cũng rất quan trọng. Bạn cần sắp xếp kho bãi gọn gàng, chia khu vực rõ ràng để dễ tìm, dễ lấy hàng.
Đặc biệt, với những mặt hàng dễ hư hỏng, thợ tại xưởng cần nắm rõ cách đóng gói hàng dễ vỡ. Việc sử dụng đúng loại hộp carton, giấy chèn, mút xốp hoặc xốp nổ sẽ giúp bảo vệ hàng hóa an toàn khi nằm trong kho cũng như khi bốc xếp lên xe đi giao. Đóng gói chuẩn ngay từ đầu giúp xưởng không bị mất tiền đền bù do hàng lỗi, vỡ hỏng.
3. Tối ưu khâu đầu ra (Outbound): Lựa chọn đối tác vận tải
Bước cuối cùng là giao thành phẩm đến tay người mua hoặc đại lý phân phối. Nếu bạn vẫn đang tìm hiểu quản lý chuỗi cung ứng là gì, thì việc đảm bảo khâu giao nhận này diễn ra trơn tru chính là yếu tố quyết định thành bại. Một xưởng gia công dù làm hàng đẹp, giá tốt đến đâu nhưng giao hàng chậm, thái độ tài xế kém hoặc làm hỏng hàng thì khách cũng sẽ rời đi. Để quản lý tốt khâu này, chủ xưởng cần lưu ý 3 điểm sau:
3.1. Chọn đúng phương tiện và đối tác cho từng kiểu đơn hàng
Không có một đơn vị vận chuyển nào là hoàn hảo cho mọi loại hàng. Xưởng cần linh hoạt chia nhỏ luồng giao hàng:
- Với đơn sỉ lớn, cồng kềnh đi tỉnh: Nên ưu tiên các nhà xe tải, xe chành tuyến cố định hoặc dịch vụ giao hàng lô (BBS) của các hãng chuyển phát lớn để tối ưu chi phí.
- Với đơn lẻ, nhỏ gọn: Sử dụng các đơn vị chuyển phát nhanh tiêu chuẩn để hàng đi nhanh và được lấy tận xưởng.
3.2. Nắm rõ cách tính cước theo thể tích để tối ưu chi phí
Khi gửi hàng, cước phí không chỉ phụ thuộc vào cân nặng thực tế mà còn được tính theo thể tích (đối với các mặt hàng nhẹ nhưng cồng kềnh). Việc các đơn vị vận chuyển công khai minh bạch công thức quy đổi (Dài x Rộng x Cao / Định mức) là cơ sở để xưởng gia công chủ động tối ưu khâu đóng gói.
Thay vì dùng thùng quá to gây lãng phí không gian, xưởng có thể sắp xếp hàng hóa gọn gàng, vuông vức và vừa vặn nhất. Điều này vừa giúp bảo vệ kiện hàng an toàn hơn khi xếp dỡ, vừa giảm thiểu tối đa khối lượng quy đổi, từ đó mang lại mức cước phí tiết kiệm nhất cho xưởng.
3.3. Áp dụng công nghệ theo dõi đơn hàng (Tracking)
Nếu phải liên hệ thủ công từng tài xế mỗi khi khách hàng cần kiểm tra tiến độ, xưởng sẽ mất nhiều thời gian và làm giảm trải nghiệm dịch vụ. Giải pháp tối ưu là ưu tiên các đơn vị vận chuyển tích hợp hệ thống quản lý hoặc ứng dụng di động. Nhờ đó, cả chủ xưởng và khách hàng đều có thể chủ động theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao uy tín cho xưởng.
Tối ưu chuỗi cung ứng không phải là việc gì quá cao siêu. Chỉ cần bạn làm tốt từ khâu tính toán nhập nguyên liệu, đóng gói cẩn thận tại kho cho đến khi chọn đúng người giao hàng, xưởng gia công sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, máy móc chạy đều và đơn hàng ra vào trơn tru hơn.